ניהול מרפאות הוא משימה מאתגרת מאד וגם לא פשוטה. בין אם זו מרפאה פרטית קטנה או מרפאה גדולה עם מספר רב של רופאים ואנשי צוות נוספים, הניהול מצריך התייחסות לפרמטרים רבים, במהירות וביעילות. מערכת לניהול תורים בעסק מאפשרת לכל מרפאה להציע חוויית שירות נוחה ויעילה למטופלים, תוך חיסכון בזמן לצוות ולמנהלים. זהו כלי ניהולי הכרחי, שצריך לשלב מספר כלים חשובים, הנדרשים לכל מרפאה, אולם יש להקפיד לבחור את התוכנה המתאימה. ברשותינו מספר תוכנות אשר יותאמו ללקוחותינו לפי הצורך. צרו קשר כבר עכשיו לקבלת עוד מידע ותיאום פרזנטציה.
תוכנת ידידותית המותאמת לצרכים המיוחדים של מרפאה
אנשים רבים, הנתקלים לראשונה בתוכנה לניהול מרפאות, ניצבים בפני כמה דילמות: מצד אחד הרצון ליהנות מפתרון קל לתפעול, ידידותי למשתמש וגם כזה שאינו מצריך התעסקות מרובה. מצד שני, הרצון ליהנות מפתרון ברמה גבוהה, הכולל כלים רבים, הנדרשים במהלך יום העבודה, כמו פונקציות מקיפות שיעזרו לבצע את הניהול טוב יותר, כלי ניהול וזימון תורים שיחסכו זמן ולחצים מיותרים ועוד
הפתרון לדילמות הוא שילובה של תוכנה המתאימה ספציפית למרפאות, קלה לתפעול אך היכולה לפשט את תהליך העבודה מבלי לפגוע ביעילותו של התהליך.בחירה של תוכנה ידידותית למשתמש אך גם כזו שמאפשרת לבצע התאמות שונות שיקלו על תהליך העבודה היא דרך מצוינת לשפר את אופן התנהלותה של המרפאה וגם ליהנות מפתרונות נקודתיים הנדרשים למנהל עצמו, כמו הפקת דו"חות למיניהם.
ניהול יומן מרפאה הוא אחד הכלים החשובים ביותר בתוכנה – מאפשר לעקוב אחרי זמני רופאים, טיפולים ותורים, ולמנוע כפילויות או טעויות בתיאום.
מרפאות נדרשות למענה מהיר מול קהל מטופלים גדול בדרך כלל, ועם הצורך לתיעוד של הפניות לבדיקות, מסמכים שונים ועוד. מרפאות יכולות להתמקד בתחומים שונים ומגוונים – רפואה ראשונית, רפואה שניונית, פסיכולוגיה, פיזיותרפיה, הן יכולות להתמקד ברפואה משלימה / אלטרנטיבית וגם בטיפולים קוסמטיים מיוחדים ועוד.יש להתאים את המערכת לצרכיה של המרפאה ולאפשר למשתמשים בה ליהנות מכלים ידידותיים וקלים לשימוש.
מה חשוב שהתוכנה תכלול?
מערכת לניהול מרפאה צריכה לתת מענה באמצעות כלים שימושיים וקלים לתפעול, אך במקביל גם אפשרות לנצל את הטכנולוגיה החדשנית שלוקחת בה חלק ולהפיק דוחות חשובים ומסמכים שונים הנדרשים במהלך העבודה. תוכנה לניהול מרפאה היא תוכנה שצריכה להיות ידידותית מאד, ותתאים לצרכיה הנקודתיים של המרפאה עצמה ושתהיה חלק בלתי נפרד מהתנהלותה וניהולה.
- ניהול יומנים וזימון תורים – תוכנה למרפאה צריכה להציע כלי לניהול יומנים וזימון תורים בהתאם לזמני העבודה של הרופאים או המטפלים. מערכת לניהול תורים בעסק מאפשרת ניהול זמין מסביב לשעון, 24/7, כך שהמטופלים יכולים לתאם תור לטיפול, לייעוץ רפואי ולבדיקה מכל מקום ובכל זמן, ללא תלות בשעות הפעילות של המרפאה עצמה. התוכנה תאפשר לזמן תור ממגוון מכשירים כמו – מחשב אישי בבית או בעבודה, טאבלט, מחשב נייד, סמארטפונים.
- שמירה וטיפול במידע של המטופל – התוכנה תספק מידע רחב לגבי המטופל, המתועד בתיק ממוחשב, שישמר ישירות בתוך ארכיון מאובטח. תיק זה יכלול פרטים דמוגרפיים, פרטים אישיים, פרטי הפניה, גיליון אישי, רגישויות, תורים עתידים, תיעוד תורים קודמים, היסטוריה רפואית ופירוט פעולות כספיות לכל מטופל, כולל יתרות כספים שעליו לשלם. את כל המידע יהיה ניתן להדפיס ואף לצרף לו תמונות, אבחונים והכוונה לייעוץ.
- נושא התזמון והשליטה באמצעות הטלפון החכם – המערכת תספק פתרון טכנולוגי מתקדם לתזמון תורים למטופלים, לשליטה פרטנית בלו"ז, לשליטה מרחוק בתפעול המרפאה או הקליניקה, לעיון בסיכומי ביקור, בדיקה, טיפול, ולהפקת מרשמים ושליחת מסמכים נוספים ישירות לטלפון הנייד.
- התוכנה תספק פתרונות לניהול המרפאה – תוך התאמה מלאה לצרכי המשתמש. המערכת תכיל מגוון רב של דוחות המכסים כל היבט והיבט במרפאה עצמה.
- המערכת תספק גם מידע על הכנסות והוצאות -רווחיות המרפאה, דוחות מנהלים, פירוט טיפולים למטופל ודוחות ייעודיים נוספים. ניתן יהיה לייצא את הדוחות שהופקו לאקסל, להפיק גרפים ולנתח את הנתונים בצורה פשוטה ונוחה.
- המערכת תדע להעביר תשובות באופן מאובטח לקופות חולים – תשובות אלו תגענה ישירות לרופאים המפנים ולמרפאות הקופה באמצעות כספת מאובטחת. בנוסף, למערכת תהיה יכולת פשוטה לנהל התחשבנות חודשית מול גורמים מבטחים ובכך להבטיח החזרי כספים מידי חודש מקופות חולים ומחברות הביטוח.
- יכולת שליחת הודעות SMS – המערכת תדע לשמר את המטופל על ידי שליחת SMS ממוקד ולהחזירו למרפאה לטיפול חוזר.
תוכנה לניהול קליניקה
יתרונה של תוכנה לניהול קליניקה לעומת מרפאה בא לידי ביטוי כאשר מדובר על ניהול מרפאה קטנה, עסק קטן של מטפל עצמאי, בה למעשה הכל "נופל" על המטפל / בעל המרפאה, שכן, עליו לטפל בכל הפרטים הקשורים לניהול שוטף כמו יומן, דוחות, תשלומים, זימון תורים וכיו"ב וכמובן גם להיות המטפל. יהיו אלו שיגידו כי "כל עוד המרפאה בתחילת דרכה, אין כל צורך בתוכנה לניהול, אבל זו טעות! ניהול הזמן יהיה יעיל ופרודוקטיבי יותר ובסופו של דבר גם מטופלים נוספים יגיעו. כך שהתוכנה מתאימה בהחלט למטפלים עצמאיים בתחילת הדרך, וגם לוותיקים יותר.
כיצד תוכנה לניהול מרפאה עוזרת לקליניקה הפרטית שלך?
תוכנה לניהול קליניקה מסייעת למטפל העצמאי לנהל באופן שוטף וקל את יומני הטיפולים השונים, תוך "תיוג" מטופלים עם הערות שונות, דוחות תשלומים – מי שילם ומי עדיין לא, הנפקת קבלות ושליחת תזכורות למטופלים וכדומה.
תוכנה טובה לניהול קליניקות , היא למעשה המזכירה המקצועית הטובה ביותר של המטפל, המסייעת לכם לעשות סדר בתחומים רבים הנמצאים בשוטף:
- ניהול יומן לזימון תורים, תוך מתן אפשרות למטופלים לתאם עצמאית את התור המתאים להם.
- ניהול משימות שוטפות, ניהול מלאי של ציוד ותזכורות לרכישה.
- תיעוד טיפולים – היסטוריה, הערות, תרופות.
- תשלומים – הנפקת חשבונית/ קבלה, מעקבים אחר תשלומים/ יתרות חוב.
- סליקת אשראי – המערכת מאפשרת התממשקות למערכות האשראי.
- תזכורות – שליחת הודעות אוטומטיות במייל/ וואטסאפ/ סמס.
- תיוק ירוק – שמירת סיכומי טיפולים, דוחות, תוצאות בדיקות וכיו"ב באופן מקוון ללא צורך בהדפסת הנייר (שמירה בענן).
- הודעות מיידיות – התוכנה מאפשרת תקשורת ישירה עם המטופלים.
- מערכת און ליין – ניתן להשתמש בתוכנה בכל מסך שרוצים – טלפון חכם, מחשב נייד או נייח.
- גיבוי ואבטחת מידע.
תמיד ניתן להוסיף עוד פונקציות המתאימות ספציפית לתחום הטיפול / צרכי המטפל והקליניקה או מנהל המרפאה , כולל הדרכה וליווי מקצועי עד להטמעה מלאה.
מטפלים עצמאיים הרוכשים תוכנה לניהול מרפאה, מאפשרים לעצמם להתרכז בטיפולים באופן הכי מקצועי ומסור שניתן ובד בבד לנהל את המרפאה בקלות ובראש שקט, תוך שמירה על רמת שירות גבוהה ונגישה ביותר.
לסיכום
תוכנה לניהול מרפאות מייעלת ומשפרת את העבודה במרפאה באמצעות התוכנה יהיה ניתן להעביר תשובות, תוצאות בדיקות ואבחונים למטופל באמצעות אתר אינטרנט מאובטח. המטופלים יזכו לשירות חדשני המתאים לרוח התקופה, במקום להתקשר למרפאה או להגיע פיזית לרופא. המטופל יקבל תשובות ותוצאות אבחונים בהקדם, והוא יוכל לקרוא את המידע באתר המאובטח ללא חשש מזליגת נתונים והגעתם למקומות לא רצויים.
אתם בשלב הקמת הקליניקה? קראו כאן מה כדאי לדעת – לחצו כאן